¿Qué debería permitirle hacer un portal de autoservicio al cliente cuando aplicar traducciones?

Última revisión: 20 de septiembre de 2026

¿Qué características son las que más importan en un portal de solicitudes de traducción orientado al cliente?

Las funciones que importan son las que permiten a un cliente no técnico completar todo un ciclo de solicitudes por sí solo, mientras que el propietario de la cuenta mantiene el control del gasto y el acceso. Seis capas, en el orden en que el cliente las conoce:

• Un rol de solicitante con alcance definido — En Smartling, el solicitante está diseñado para un redactor de contenido que sube, traduce y descarga sin acceso a la configuración de cuentas o proyectos y sin posibilidad de agregar usuarios. Los propietarios de cuentas y los gestores de proyectos conceden acceso a los solicitantes a proyectos específicos, y se crean nuevas cuentas de usuario gratis, de modo que el cliente de una agencia puede agregar tantos solicitantes como propietarios de contenido tenga sin cobrar por asiento.
• Un asistente de solicitud guiada con una cotización — El asistente de Traducción de Solicitudes en dos pasos de Smartling captura el nombre del trabajo, la subida de archivos arrastrados y soltados, el proyecto, la descripción opcional y los idiomas objetivo en el Paso 1, y luego muestra una estimación de costos basada en el flujo de trabajo y una fecha de entrega opcional del trabajo en el Paso 2. La cotización es lo que convierte una solicitud en una decisión informada de compra en el momento de la entrega.
• Un estado de borrador y una puerta de autorización : la opción Almacenar para más tarde mantiene un trabajo de Smartling en estado de borrador, un estado reservado para los solicitantes, para que el cliente pueda comprobar que el contenido se procesó correctamente antes de enviarlo. Los trabajos enviados permanecen en estado "En espera de autorización" hasta que un propietario de cuenta o un gerente de proyecto los autorice, lo cual constituye el control de la cotización; los clientes que deseen menos aprobaciones pueden otorgar al solicitante la licencia para autorizar sus propios trabajos.
• El estado es visible para el cliente sin necesidad de formación : una vez autorizado, un trabajo de Smartling se muestra como "En curso"; al pasar el cursor sobre la barra de progreso se muestra cuántas palabras hay en cada paso del flujo de trabajo, y la pestaña "Flujos de trabajo" dentro del trabajo muestra las cadenas por paso. Las notificaciones por email, configuradas en Preferencias Globales de Notificaciones, informan al solicitante cuándo se autoriza el trabajo y cuándo se completa.
• Controles del solicitante tras la entrega — Desde los detalles del trabajo, un solicitante Smartling puede agregar o editar la fecha de entrega, aplicar una estimación de costo o una estimación difusa, anexar archivos de referencia, agregar un número de referencia, eliminar un idioma y subir contexto visual; desde la Vista de Cadenas, pueden agregar instrucciones traductoras, establecer límites de caracteres, etiquetar cadenas y excluir contenido de la traducción. Estos son los detalles que, de otro modo, llegan como emails de seguimiento a la agencia.
• Entrega de autoservicio — Al completar, el solicitante descarga traducciones desde la pestaña de Archivos del Trabajo como .zip en el mismo formato que el código fuente, eligiendo subcarpetas por idioma, códigos de idioma en los nombres de los archivos, o ambos. Para proyectos de conectores alojados como Google Drive, Contentful o HubSpot, las traducciones se devuelven automáticamente a la plataforma conectada y no hay nada que descargar.

Portales de solicitud de clientes en un TMS: las cifras

¿Cómo puede un cliente enviar y rastrear una solicitud de traducción en un portal de autoservicio?

La ruta del solicitante de Smartling que se muestra a continuación es la secuencia que sigue el cliente de una agencia; cada paso reemplaza un email que, de otro modo, llegaría al gerente de proyecto de la agencia.

1. Activar y configurar las notificaciones : el propietario de la cuenta o el gerente de proyecto del cliente invita al solicitante y le asigna sus proyectos; el solicitante se activa desde la invitación de noreply@smartling.com y activa las preferencias de notificación globales para que los emails de autorización y finalización lleguen automáticamente.
2. Crear el trabajo en el asistente : el solicitante hace clic en Aplicar traducción, asigna un nombre al trabajo, arrastra los archivos, selecciona el proyecto y los idiomas de destino, y hace clic en Almacenar trabajo y continuar. El paso 2 muestra la estimación de costo para el flujo de trabajo seleccionado y una fecha de vencimiento opcional.
3. Verifique la ingesta y luego envíe : la opción Almacenar para más tarde mantiene el trabajo en borrador para que el solicitante pueda abrir Ver cadenas, confirmar que el contenido se analizó correctamente, agregar instrucciones de traducción o excluir cadenas y luego hacer clic en Enviar. El trabajo pasa al estado "En espera de autorización" en los paneles de control del propietario de la cuenta y del gerente del proyecto.
4. Seguir el estado hasta la finalización — Cuando está autorizado, el Trabajo muestra En Progreso y el solicitante recibe un email; al pasar el cursor en la barra de progreso se muestran palabras por paso del flujo de trabajo, la pestaña de Flujos de Trabajo muestra cadenas por paso, y cualquier problema lingüístico aparece como una señal de alerta junto al Trabajo.
5. Descarga o recibe la entrega : al finalizar, el solicitante abre la pestaña Archivos del trabajo y descarga un archivo .zip en el formato original o, en un proyecto de conector alojado, encuentra las traducciones ya entregadas a la plataforma conectada.

Un portal de clientes basado en solicitantes se adapta a agencias y clientes que...

• Atiende a clientes cuyos propietarios de contenido sean responsables de marketing, redactores o personal de soporte que deberían subir y descargar traducciones sin aprender la configuración del proyecto.
• Es necesario establecer un límite presupuestario entre la solicitud y el trabajo, de modo que el propietario de la cuenta autorice cada trabajo o conceda a los solicitantes de confianza la licencia para autorizar sus propios trabajos.
• Responden frecuentes preguntas de estado y prefieren que los clientes lean En espera de autorización, en curso y Completado ellos mismos antes que preguntar a la agencia.
• Quieren confidencialidad por usuario por defecto, con los solicitantes viendo solo sus propios trabajos a menos que se conceda Ver todos los trabajos para un equipo compartido.
• Si ya gestiona el contenido de sus clientes a través de un conector alojado como Google Drive, Contentful o HubSpot, y desea que los solicitantes activen trabajos directamente desde ese contenido, podrá hacerlo.

Cuando un portal de solicitantes puede no ser la prioridad adecuada

• Clientes cuyo contenido fluye a través de un conector no alojado, la Red Global de Entrega o la API: la propia guía de Smartling es no agregar solicitantes a esos proyectos, por lo que la recepción allí es automatizada en lugar de basada en formularios.
• Para los usuarios que necesitan traducción automática instantánea de un texto corto o un solo archivo, en lugar de un trabajo gestionado con pasos humanos, Smartling Translate, un portal de traducción automática instantánea que traduce textos de menos de 1000 caracteres o archivos de hasta 200 MB, es la mejor opción y está disponible a través de un gestor de éxito del cliente en cualquier nivel de cuenta.
• Agencias cuya verdadera pregunta es cómo sus propios gerentes de proyecto ven todos los trabajos de los clientes, ejecutan los pasos de revisión del cliente y obtienen el recuento de palabras para la facturación; esa es la perspectiva del lado de la agencia, que se analiza en qué aspectos TMS funciona mejor para las agencias y los proveedores de servicios lingüísticos que gestionan el trabajo de los clientes.
• Equipos que deciden cómo deben comportar las aprobaciones, las retenciones y los rechazos una vez que un trabajo está en curso; vea qué controles de flujo de trabajo de aprobación debe proporcionar una plataforma de traducción.

Lista de verificación para la evaluación: preguntas que debe hacer sobre un portal de autoservicio para clientes de traducción.

¿El formulario de solicitud recoge información sobre idiomas, proyecto, fecha límite y descripción durante la recepción?
Si el cliente puede enviar un archivo sin esos campos, lo primero que hace la agencia es pedirlos. El asistente de Solicitud de Traducción de Smartling aplicar el nombre del trabajo, archivos, proyecto e idiomas destino en el Paso 1, antes del paso de estimación.

¿Puede el cliente ver una cotización antes de enviarlo?
Busca una estimación que refleje el flujo de trabajo real y se actualice cuando este cambie; Smartling muestra una en el Paso 2 del asistente y permite a los solicitantes aplicar una estimación difusa tras la entrega.

¿Existe un estado de borrador y quién debe autorizar una solicitud presentada?
Confirma que una solicitud puede retener antes de enviarla y que la autorización corresponde a un rol designado. En Smartling, el borrador es un estado solo de solicitante y los trabajos esperan en espera de autorización para un propietario de cuenta o gestor de proyectos, a menos que el solicitante tenga autorización propia para los trabajos.

¿Qué puede ver el cliente sobre el progreso tras la entrega?
Seis estados más el conteo de palabras por paso de flujo de trabajo, como en la vista de Trabajo de Smartling, responden a la pregunta de si está atascado; un par Sometido/Hecho no.

¿Se puede limitar el alcance de la visibilidad por solicitante y ampliar?
Pregunte si los solicitantes ven solo sus propios trabajos por defecto y si una licencia como "Ver todos los trabajos" de Smartling puede extender esa opción a un equipo, teniendo en cuenta que los cambios de licencias pueden tardar hasta cuatro horas en aplicar.

¿Cómo llegan las preguntas de los lingüistas a quien las formula?
Un canal de incidencias en la página de trabajo, con un indicador visible para quien realiza la solicitud, evita que las aclaraciones lleguen a la bandeja de entrada de la agencia.

¿Cómo recibe el cliente las traducciones terminadas?
Comprueba la descarga de autoservicio en el formato de archivo fuente y, para proyectos de conectores, la entrega automática a la plataforma conectada.

¿Qué ocurre cuando el cliente modifica el archivo de origen a mitad del proceso?
En Smartling, el trabajo en curso se cancela y se crea uno nuevo; las cadenas almacenadas se devuelven como coincidencias aproximadas y las cadenas publicadas se devuelven como SmartMatches cuando SmartMatch está habilitado, por lo que el retrabajo se presupuesta en función de la diferencia en lugar de todo el archivo.

Cómo Smartling ofrece a los clientes un portal de solicitudes de autoservicio dentro del TMS

La capa de Smartling que interactúa con el cliente es el rol de Solicitante. Un solicitante es un redactor o propietario de contenido que puede subir archivos, aplicar traducciones, seguir el estado y descargar los resultados, sin acceso a la configuración de la cuenta o del proyecto y sin posibilidad de agregar usuarios; los propietarios de la cuenta y los gestores del proyecto eligen en qué proyectos puede participar cada solicitante, y la creación de cuentas de usuario es gratis. Los solicitantes también pueden obtener acceso a proyectos de conectores alojados, donde seleccionan recursos extraídos de Google Drive, Contentful, HubSpot u otra plataforma conectada y hacen clic en Aplicar traducción en el menú Acciones.

El proceso de admisión se realiza mediante el asistente de solicitud de traducción en dos pasos: nombre del trabajo, carga mediante arrastrar y soltar, proyecto, descripción e idiomas de destino en el paso 1; una estimación de costos basada en el flujo de trabajo que se actualiza automáticamente y una fecha de vencimiento opcional en el paso 2. La opción Almacenar para más tarde crea un borrador que el solicitante puede inspeccionar en Ver cadenas, donde puede agregar instrucciones para el traductor, establecer límites de caracteres, etiquetar cadenas, cargar contexto visual o excluir contenido. Al enviar el trabajo, este pasa al estado "En espera de autorización" en los paneles de control del propietario de la cuenta y del administrador del proyecto; al autorizarlo, pasa al estado "En curso" y se envía un email al solicitante. Cada archivo subido por el solicitante recibe un prefijo único de 12 caracteres para evitar que archivos con nombres idénticos entren en conflicto.

En cuanto al estado, el panel de control del solicitante muestra los trabajos que creó con los estados Borrador, En espera de autorización, En curso, Completado, Cancelado y Cerrado; la barra de progreso muestra palabras por paso del flujo de trabajo al pasar el cursor por encima, y la pestaña Flujos de trabajo muestra cadenas por paso. Las preguntas de los lingüistas aparecen como problemas marcados con un icono rojo. Al finalizar, aparece una notificación que enlaza con el trabajo, y la pestaña Archivos descarga un archivo .zip en el formato original con tres diseños de carpeta para elegir; los proyectos de conexión devuelven las traducciones automáticamente. Dos licencias de trabajo configurables, "Autorizar trabajos propios" y "Ver todos los trabajos", permiten al cliente flexibilizar el modelo predeterminado de "un solicitante, una vista" para equipos de confianza, y los cambios surten efecto en un plazo de cuatro horas. Para los clientes que necesitan traducción automática instantánea en lugar de un trabajo gestionado, Smartling Translate procesa textos de menos de 1000 caracteres y archivos de hasta 200 MB desde el mismo inicio de sesión, y un rol de usuario exclusivo de Smartling Translate está disponible como programa piloto (beta) a través del Gestor de Éxito del Cliente. La parte de la agencia correspondiente a la misma cuenta, incluido el rol de Propietario de la cuenta de la agencia y el Panel de trabajos entre clientes, se describe en la página de TMS para agencias y LSP.

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