How do I translate PDFs without losing formatting?

If you’ve ever tried translating a PDF manually, you know the pain: broken layouts, missing fonts, and lost images. Smartling solves this by automatically converting PDFs into editable DOCX files for translation. Native text and formatting are preserved, and when the translation is complete, you receive a clean, layout-ready file that mirrors the original. For scanned or image-based PDFs, Smartling applies OCR to extract text, making even static documents translatable. Translators can also access the original PDF for reference, ensuring context and formatting accuracy throughout the process.

How much does document translation cost?

Costs depend on content type, volume, and workflow. For human translation workflows, pricing is most commonly calculated per word, with average costs of between $0.15 and $0.30 per word. For machine translation workflows, MT providers like Google Translate, Microsoft Translator, and Amazon Translate often price their services per million characters, with pricing starting at around $10–20 per million characters. With the rise of LLMs like ChatGPT, some people wonder whether they can simply ask their preferred LLM to translate documents. Smartling CEO Bryan Murphy warns against using “cheap LLM translation,” as this method often backfires. Enterprises end up spending more time and resources fixing low-quality LLM translation output than they save upfront. Read Smartling's guide to translation rates for more details on pricing.

Document translation software vs. services: what’s best?

Translation services typically refer to networks of human linguists, while document translation software provides a platform for translation management. With Smartling, you gain access to both best-in-class translation services and document translation software. Smartling customers work with a dedicated Customer Success Manager who helps them set up document translation workflows that are optimized for desired quality level, cost, and turnaround time. This flexibility ensures your most important materials, like legal contracts or marketing campaigns, receive human review, while internal guides or product docs move instantly through an AI translation workflow.

Los mejores servicios de traducción de documentos para compañías en 2025

Traducir documentos a gran escala no debería parecer un juego de ruleta de formato. Sin embargo, para la mayoría de los equipos globales, la traducción de documentos sigue siendo lenta, inconsistente y manual. Si alguna vez perdió la fidelidad del diseño en un PDF traducido, hizo malabarismos con 10 versiones de un archivo de Word o pasó semanas esperando que se publicaran las actualizaciones, no está solo.

Esta guía explora lo que realmente ofrecen los mejores servicios de traducción de documentos hoy en día, cómo la IA y la automatización están transformando la traducción de documentos y por qué Smartling ofrece el enfoque más eficiente, preciso y preparado para la compañía disponible.

Por qué la traducción de documentos es importante para las compañías globales

Para los administradores de localización y los propietarios de contenido, la traducción de documentos es a menudo un punto en el que la velocidad y la precisión entran en conflicto. Necesita versiones multilingües de materiales esenciales para el negocio, como contratos, recursos de marketing o presentaciones de capacitación, sin perder formato, significado ni tiempo.

Los problemas más comunes incluyen:

Cargas y transferencias manuales que ralentizan todo
Formato defectuoso o pérdida de estilo en los archivos traducidos
Falta de visibilidad de los costos, la calidad y el tiempo de respuesta
Riesgos de seguridad y cumplimiento de datos al compartir archivos externamente

Las plataformas modernas de traducción de documentos fueron creadas para resolver exactamente estos problemas.

Qué significa realmente “los mejores servicios de traducción de documentos”

Cuando las personas buscan los mejores servicios de traducción de documentos, generalmente comparan una combinación de agencias, herramientas de inteligencia artificial y sistemas de gestión de traducción. Pero para las compañías, “mejor” no sólo significa lo más rentable. Significa la solución más confiable, automatizada y escalable que puede manejar tipos de archivos complejos con precisión y cumplimiento.

Las mejores soluciones combinan tres capacidades principales:

Automatización: ingiera y entregue archivos sin problemas a través de conectores o API.
Traducción impulsada por IA: combine la experiencia humana y de las máquinas para equilibrar la velocidad y la calidad.
Seguridad empresarial: mantenga cada documento protegido bajo estrictos estándares de gobernanza.

Cómo la IA y la automatización están cambiando la traducción de documentos

Los flujos de trabajo tradicionales de traducción de documentos dependían en gran medida de traductores humanos y del intercambio interminable de archivos. Ahora la IA y la automatización están haciendo el trabajo pesado.

Así es como funciona el proceso en una plataforma de traducción automatizada impulsada por IA:

Los archivos se ingieren automáticamente desde sistemas como Google Drive, CMS o repositorios.
El contenido se analiza en cadenas, o unidades de traducción, conservando la estructura y el formato. Los sistemas de gestión de traducción como Smartling pueden automatizar este proceso, reduciendo el esfuerzo de localización manual en un 90 por ciento.
Los flujos de trabajo de IA generan traducciones que pueden ser revisadas o perfeccionadas por lingüistas profesionales.
Las traducciones completadas se devuelven automáticamente al sistema de origen, y las integraciones hacen que este proceso sea automático.

Este flujo de trabajo elimina los pasos manuales repetitivos y reduce significativamente el tiempo de respuesta. También garantiza que el formato, el tono de la marca y el contexto permanezcan intactos en todos los archivos.

Según el libro electrónico Navigating the Shift de Smartling, las compañías que adoptan flujos de trabajo de traducción basados en IA lograron un tiempo de comercialización más rápido y un ROI medible, manteniendo al mismo tiempo una calidad de nivel humano. Los equipos de traducción que implementaron flujos de trabajo impulsados por IA pudieron reducir el tiempo de respuesta hasta en un 50 por ciento.

Cómo simplificar la traducción de documentos de principio a fin con Smartling

Smartling toma el poder de la automatización de IA y lo lleva al nivel de documento, lo que permite a los equipos traducir todo, desde documentos comerciales a PDF en un único flujo de trabajo inteligente.

Así es como lo hace Smartling:

Compatibilidad total con archivos: admite archivos Word, Excel, PowerPoint y PDF, además de más de 50 otros formatos.
Análisis automático: divide el contenido en cadenas traducibles conservando el diseño y el estilo.
Contexto visual: los traductores ven cómo se ve realmente el documento, minimizando los errores.
Reducción de etiquetas: simplifica el formato de las etiquetas para mejorar el resultado de la traducción automática y reducir la repetición del trabajo.
IA + revisión humana: Combina la velocidad de la IA con la experiencia humana para el control de calidad.

Obtenga más información sobre cómo la traducción con IA y la traducción humana con IA de Smartling combinan velocidad y precisión para cada tipo de contenido.

Prueba en la práctica: el Distrito Escolar Unificado de Fresno logró una entrega de 72 horas en traducciones de documentos críticos, mientras que Personio eliminó el manejo manual de archivos y redujo el tiempo de revisión interna en un 50 por ciento empleando los flujos de trabajo automatizados de Smartling.

Traducción certificada, segura y escalable para todas las industrias

La traducción empresarial no solo es cuestión de velocidad, es también cuestión de confianza. Smartling proporciona seguridad y cumplimiento de extremo a extremo a través de certificaciones SOC 2, ISO y GDPR. Ya sea que esté traduciendo documentos legales, materiales de RR.HH. o contenido de marketing, cada archivo se procesa bajo estrictos estándares de protección de datos.

Esto es más importante para las organizaciones que manejan información confidencial o regulada. Mientras que otros proveedores se centran en cargas de archivos únicas, Smartling centraliza la traducción de documentos dentro de un entorno gobernado donde las licencias, el acceso y los flujos de trabajo de revisión están totalmente controlados.

Learn more about Smartling's approach to security on our Security Page.

Cómo elegir el mejor servicio de traducción de documentos

Con tantas opciones en el mercado, ¿cómo saber qué proveedor es el adecuado para su equipo?

Emplee esta lista de verificación rápida para guiar su evaluación:

Admite todos los tipos de archivos comerciales comunes (Word, Excel, PowerPoint, PDF)
Ofrece automatización a través de conectores o API
Combina la traducción de IA con la revisión de calidad humana
Proporciona contexto y vista previa en tiempo real
Cumple con los estándares de seguridad y cumplimiento empresarial.
Ofrece un retorno de la inversión medible y transparencia en los reportes.

Cómo se compara Smartling con otros servicios de traducción de documentos

Proveedor	Automatización e integraciones	IA + Calidad humana	Seguridad y cumplimiento	Cobertura de tipos de archivos	Mejor para
Smartling	Más de 50 conectores y API, automatización completa	Traducción con IA + Traducción humana con IA	SOC 2, ISO, GDPR	Word, Excel, PowerPoint, PDF, +50 formats	Equipos a escala empresarial
Frase	Biblioteca de conectores limitada	MT con posedición	RGPD básico	Cadenas sitio web y de aplicaciones	Localización de software
Lilt	MT con intervención humana	LLM + edición humana	ISO	Contenido de documentos y aplicaciones	Flujos de trabajo rápidos con intervención humana
RWS / TransPerfect	Carga manual	Traducción humana	SOC 2, ISO	Contenido con muchos documentos	Industria regulada
Crowdin / Lokalise	Automatización básica de API	Revisión de la comunidad MT+	GDPR	Centrado en el software	Localización para desarrolladores

Smartling automatiza todo el flujo de trabajo de traducción de documentos, desde la ingesta hasta la entrega, al tiempo que mantiene la seguridad de nivel empresarial y la calidad impulsada por IA.

Preguntas frecuentes

¿Cómo traduzco archivos PDF sin perder el formato?

Si alguna vez intentaste traducir un PDF manualmente, conoces el dolor: diseños rotos, fuentes faltantes e imágenes perdidas. Smartling resuelve este problema convirtiendo automáticamente los archivos PDF en archivos DOCX editables para su traducción. Se conservan el texto y el formato nativos y, cuando se completa la traducción, recibe un archivo limpio y listo para diseñar que refleja el original.

Para archivos PDF escaneados o basados en imágenes, Smartling aplica OCR para extraer texto, lo que hace que incluso los documentos estáticos sean traducibles. Los traductores también pueden acceder al PDF original como referencia, lo que garantiza la precisión del contexto y el formato durante todo el proceso.

¿Cuánto cuesta la traducción de un documento?

Los costos dependen del tipo de contenido, el volumen y el flujo de trabajo.

En los flujos de trabajo de traducción humana, el precio generalmente se calcula por palabra, con costos promedio de entre $0,15 y $0,30 por palabra.

Para los flujos de trabajo de traducción automática, los proveedores de MT como Google Translate, Microsoft Translator y Amazon Translate suelen fijar el precio de sus servicios por millón de caracteres, con precios que comienzan en alrededor de $10 a $20 por millón de caracteres.

Con el auge de LLM como ChatGPT, algunas personas se preguntan si pueden simplemente pedirle a su LLM preferido que traduzca documentos. Bryan Murphy, director ejecutivo de Smartling, advierte contra el uso de “traducciones LLM baratas”, ya que este método suele ser contraproducente. Las compañías terminan gastando más tiempo y recursos en corregir traducciones LLM de baja calidad de lo que ahorran inicialmente.

Lea la guía de tarifas de traducción de Smartling para obtener más detalles sobre los precios.

Software vs. servicios de traducción de documentos: ¿cuál es mejor?

Los servicios de traducción generalmente se refieren a redes de lingüistas humanos, mientras que el software de traducción de documentos proporciona una plataforma para la gestión de la traducción. Con Smartling, usted obtiene acceso a los mejores servicios de traducción y software de traducción de documentos. Los clientes de Smartling trabajan con un Gerente de Éxito del Cliente dedicado que los ayuda a configurar flujos de trabajo de traducción de documentos optimizados para el nivel de calidad, el costo y el tiempo de entrega deseados.

Esta flexibilidad garantiza que sus materiales más importantes, como contratos legales o campañas de marketing, reciban revisión humana, mientras que las guías internas o los documentos de productos se mueven instantáneamente a través de un flujo de trabajo de traducción de IA.

La comida para llevar

Si su organización aún depende de la traducción manual de documentos, es hora de repensar su flujo de trabajo. Con el apoyo fiable del equipo de atención al cliente de Smartling, Smartling te permite:

Traduzca documentos de forma más rápida y precisa
Conservar el formato y la fidelidad visual
Proteger la información confidencial
Controle los costos y el ROI con datos mensurables

El mejor servicio de traducción de documentos no es solo un proveedor, es una plataforma que incluye un soporte al cliente de primera categoría. Ese es Smartling.

Obtén una demostración personalizada para ver cómo Smartling puede simplificar tu proceso de traducción de documentos y ayudarte a escalar tu estrategia global de contenido.