Personio: Ofrece un soporte multilingüe de primera categoría a gran escala

Personio overview

Personio, Fundada en 2015, facilita a las empresas la gestión eficiente de su fuerza laboral. La plataforma de software de la empresa agiliza y automatiza las tareas de RRHH y gestión del talento para las pequeñas y medianas empresas y ofrece muchas funciones para gestionar los datos de los empleados, la nómina, la contratación, el seguimiento del tiempo, la gestión de ausencias, la gestión del rendimiento y mucho más.

El equipo de formación de clientes de Personio desarrolla la experiencia de los productos y de las personas a gran escala. Desarrollan varios tipos de contenido, incluidos artículos del Centro de ayuda, cursos de Voyager Academy, notas de la versión, boletines informativos y más. Para ofrecer un mejor soporte a toda la base de clientes de Personio, el equipo ha dado prioridad a que el contenido de soporte esté disponible en varios idiomas.

El reto

Personio entiende que un buen servicio de atención al cliente, especialmente cuando se ofrece en la lengua materna del cliente, es un factor diferenciador. Sin embargo, todos los implicados tenían claro que el flujo de trabajo existente de Personio no era escalable.

El equipo copiaba y pegaba manualmente el contenido de origen alemán de Zendesk y enviaba esos archivos por correo electrónico a una agencia de traducción en Australia. Los lingüistas traducían el contenido al inglés y enviaban las traducciones por correo electrónico a Personio, que Personio copiaba y pegaba en Zendesk. La cadencia funcionaba bien (dadas las diferencias de zona horaria, los archivos se podían traducir básicamente de la noche a la mañana), pero el proceso era engorroso y manual. Traducir a otros idiomas sería imposible.

Además, si bien los recursos internos podían escribir y revisar algunos contenidos, el ancho de banda limitado era un obstáculo para escalar esos esfuerzos. Por lo tanto, Personio quería una solución que le permitiera utilizar sus recursos internos cuando lo desearan, pero que pudiera complementarse fácilmente con recursos externos según fuera necesario, sin interrumpir el flujo de trabajo ni poner en peligro la calidad. Todas las personas que trabajan en el contenido deben tener acceso a los recursos lingüísticos más actualizados para garantizar la calidad y la coherencia.

La solución

Personio se asoció con Smartling para eliminar tareas manuales, centralizar sus esfuerzos de localización y traducir la documentación de soporte de la empresa a escala manteniendo un alto nivel de calidad.

Ahora, solicitar traducciones es sencillo. La integración de Smartling con Zendesk significa que Personio puede enviar archivos para su traducción, ya sea a su socio de traducción en Australia, a recursos internos o a las soluciones de traducción de Smartling, directamente desde Zendesk a muchos idiomas con solo unos pocos clics.

Además, el glosario, la guía de estilo y la memoria de traducción de Personio se almacenan en la plataforma Smartling. Tanto los lingüistas externos como los revisores internos pueden consultar estos recursos lingüísticos mientras trabajan en el contenido de la herramientaTAO (traducción asistida por ordenador) de Smartling, lo que garantiza la coherencia y facilita el mantenimiento de los estándares de calidad.  Una vez traducido el contenido, las traducciones aprobadas se añaden automáticamente a la memoria de traducción de Personio y se aplican a futuras traducciones.

Por último, a medida que aumentaban los volúmenes de traducción y la incorporación de idiomas se convertía en una opción viable, el equipo de formación de contenidos de Personio empezó a utilizar la solución de traducción automática neuronal (NMT) de Smartling. Esto ha aumentado la eficiencia y, al mismo tiempo, ha mantenido los costes bajos al producir resultados de alta calidad que se pueden enviar directamente a los revisores internos de Personio.

Resultados

Estos cambios han supuesto un importante ahorro de tiempo y costes. Por ejemplo, el equipo de formación de contenidos de Personio espera que la implementación de la NMT les ayude a ahorrar un 40 % de su presupuesto de traducción actual. También anticipan que, al aprovechar la NMT, podrán reducir el tiempo dedicado a la revisión interna al menos a la mitad.

Y lo que es más importante, Personio ahora puede ampliar sus esfuerzos de localización, lo que facilita el habla de los idiomas de sus clientes y ofrece un servicio de atención al cliente multilingüe de primera categoría a los departamentos de RRHH de toda Europa.

Los planes futuros incluyen reinvertir el dinero ahorrado al ampliar su oferta de idiomas, una tarea que ahora es factible gracias a la asociación de Personio con Smartling. El equipo de formación de contenidos de Personio también espera hacerlo sin aumentar el número de revisores internos. En su lugar, planean implementar un flujo de trabajo de posedición NMT más humano utilizando recursos externos y monitorear la calidad con el programa integral de evaluación de calidad de Smartling. Por último, el equipo continuará avanzando hacia un proceso de traducción totalmente automatizado que comience inmediatamente después de la publicación de su contenido de origen y finalice con la publicación de traducciones pulidas y de alta calidad en todos los idiomas de destino.