Legal Translation: 7 Best Practices for Hiring a Firm

Legal translation is the translation of contracts, court filings, identity and status records, and other legal texts by translators who understand the legal systems of both languages.

The margin for error is zero: a mistranslated clause can change a party's rights or make a document unenforceable.

To hire a legal translation firm, look for legal subject-matter expertise, certified or sworn translators where the receiving authority requires them, strong confidentiality and security controls, a two-step review process, and experience with your target jurisdiction.

Con un poco de diligencia debida y una comprensión del proceso de traducción legal, encontrar un traductor legal calificado y confiable para ayudarlo a realizar transacciones comerciales internacionales se vuelve mucho más fácil. En este artículo te explicamos todo lo que debes saber sobre la traducción jurídica para ayudarte a tomar una decisión informada:

• ¿Qué es la traducción jurídica?
• ¿Qué tipos de documentos requieren traducción legal?
• La importancia de la precisión en la traducción jurídica
• ¿Qué retos plantea la traducción jurídica?
• La importancia de la confidencialidad y la seguridad en la traducción jurídica
• Colaboración entre expertos legales y traductores
• Mejores prácticas para seleccionar traductores jurídicos cualificados

¿Qué es la traducción jurídica?

It requires a comprehensive understanding of the source material and expertise in the foreign language.

Requirements vary by country and authority; check with the receiving office before ordering a translation. 

El éxito de la traducción no se trata solo de crear documentos en un nuevo idioma. Debe captar los matices del lenguaje en un contexto jurídico y proporcionar información jurídica precisa para la ubicación geográfica de destino. La traducción jurídica implica terminología compleja y términos técnicos que requieren un traductor especializado para representar con precisión el contenido de origen.

¿Qué tipos de documentos requieren traducción legal?

La documentación es la piedra angular de casi todos los procedimientos legales. Los documentos legales pueden establecer la identidad de las partes, los intereses en un acuerdo o transacción comercial, los derechos bajo la ley o el recurso en caso de incumplimiento. Por este motivo, todo documento relacionado con un asunto legal debe ser traducido con un alto grado de precisión e integridad.

Estos documentos suelen requerir traducción:

• Documentos de identidad como licencias, certificados de nacimiento, registros de adopción y cambios de nombre
• Documentos de estado como certificados de matrimonio, sentencias de divorcio, información sobre litigios, documentos de inmigración o residencia, documentos de viaje y documentos correccionales
• Documentos transaccionales como escrituras, acuerdos de compraventa, contratos de venta, testamentos, fideicomisos y acuerdos.
• Documentos probatorios, como informes policiales, declaraciones de testigos, testimonios oficiales y citaciones.
• Documentos financieros como estados de ganancias, informes anuales, declaraciones de impuestos y estados financieros certificados
• Documentos comerciales, como contratos de servicios, documentos de formación y disolución, contratos de sociedad, acuerdos de agencia y acuerdos de confidencialidad.

Cualquier documento requerido para establecer la identidad, la propiedad, los derechos o el estado de una persona o empresa en un asunto legal debe tener una traducción precisa y completa para garantizar un procedimiento sin problemas.

Why does accuracy matter in legal translation?

Accuracy matters in legal translation because a translated contract or filing must keep the same enforceability, intent, and legal effect as the original, and a single mistranslated term can create a loophole or void a clause.

Los documentos legales tienen consecuencias para todos aquellos que interactúan con ellos, incluidas las partes involucradas, los bufetes de abogados y los letrados que los emplean. La traducción de un documento legal debe ser estrictamente precisa para mantener su integridad y validez legal.

• Exigibilidad: Los documentos jurídicos suelen ser instrumentos vinculantes. Por lo tanto, la traducción incorrecta o la ambigüedad pueden tener graves consecuencias para todas las partes del acuerdo. Una traducción incorrecta puede dar lugar a que el litigante o la parte de un contrato sufra la pérdida de derechos o recursos.

• Intento: El documento traducido debe representar con precisión la intención del documento original. Si el matiz del documento de origen se pierde en el proceso de traducción, puede tener implicaciones para una transacción, crear conflictos de intereses o introducir lagunas no deseadas.

• Legalidad: Las traducciones que creen ambigüedad o no aborden las diferencias legales entre el documento de origen y la zona geográfica de destino pueden crear un peligro legal o invalidar el instrumento legal. Por ejemplo, un documento que describe una compensación que no es legal en la ubicación de destino puede anular un contrato o requerir reescrituras para remediar el problema.

• Responsabilidad: Las traducciones inexactas causan una falta de comunicación entre las partes de un contrato, lo que genera costos adicionales, tasas judiciales u otras sanciones. Dependiendo de los problemas de traducción en su documentación, estos costos pueden convertirse en responsabilidad financiera y legal de una de las partes.

¿Qué retos plantea la traducción jurídica?

Cada país tiene requisitos de terminología y formato específicos para los documentos legales. Lo que se considera pro forma o estándar en una parte del mundo puede requerir ajustes en el área geográfica de destino. Un traductor jurídico debe tener un conocimiento profundo de la terminología y la estructura habituales de los documentos legales en el área de destino y ser capaz de crear documentos a partir del material de origen que satisfagan todos los requisitos legales y conserven la intención y la esencia de la fuente.

Riesgo de ambigüedad

Las diferencias lingüísticas son un reto habitual en la traducción jurídica profesional. La estructura del lenguaje es compleja, específica de cada país y, a veces, idiosincrásica:

• Uso de pronombres formales o específicos de género
• Superlativos y honoríficos utilizados en culturas o entornos específicos
• Convenciones de orden de palabras y variaciones en la estructura de las oraciones
• Use of articles: English, Spanish, and French all use definite articles, but they differ in when they're required. Spanish, for instance, uses an article before many abstract and general nouns where English doesn't ("la justicia" vs. "justice"). 
• Género gramatical, como ocurre en algunas lenguas romances como el francés
• Convenciones de escritura como el uso de mayúsculas para sustantivos
• Dirección del texto, por ejemplo, presentación de izquierda a derecha del inglés escrito frente a la derecha a izquierda en árabe

La falta de contexto o de una construcción lingüística específica en un documento legal puede dar lugar a todo tipo de problemas y ambigüedades en el documento final. Si bien estos pueden parecer triviales, pueden tener consecuencias para la aplicabilidad del documento o la sensibilidad de las partes involucradas en el asunto legal.

Diferencias jurisdiccionales

Depending on the country where a legal document is created, there may be significant variations in the document’s language, structure, and conventions. 

Many legal concepts exist in one legal system but not another. Common-law terms such as "consideration" in contract law, or "trust," have no exact equivalent in many civil-law systems, so translators must explain or adapt the concept instead of translating the word.

Además, los países suelen tener conceptos o principios jurídicos particulares que deben identificarse y abordarse cuidadosamente cuando se trata de una transacción transfronteriza. Las diferencias regionales también presentan desafíos, ya que las diferentes jurisdicciones a menudo tienen diferentes interpretaciones de los términos estándar. Lo que podría considerarse aceptable en una región puede ser completamente inaceptable en otra.

Matices culturales

Las costumbres y prácticas locales influyen en el lenguaje y los términos de la redacción de un contrato. El matiz cultural de un documento es un aspecto esencial de la traducción profesional, ya que puede introducir fricciones entre las partes involucradas. Por esta razón, un traductor jurídico debe hablar con fluidez tanto el idioma de origen como el de destino y tener un conocimiento práctico del lenguaje jurídico, las convenciones y las culturas que participan en el asunto jurídico.

Fraude

Sometimes, a party intends to have details “lost in translation.” A legal translator may encounter fraudulent documents such as birth certificates, marriage documents, testamentary documents like wills, or other fake legal documents meant to give an individual unlawful access to funds or entry to a foreign country. Certification confirms that a translation is accurate; it does not verify that the source document is genuine. Legal translators should flag suspected alterations or forgeries to the client rather than translate them without comment.

How do legal translators protect confidential documents? 

Legal documentation is often personal and confidential. The contents of a legal document may be sensitive or restricted by non-disclosure protections. 

Legal translators are typically bound by non-disclosure agreements and professional codes of ethics that require confidentiality. Choose a provider whose platform and processes are independently certified; Smartling, for example, holds SOC 2 and ISO 27001 certifications and is certified to ISO 17100 for translation services.

La confidencialidad por parte de un traductor es primordial para la relación comercial. Los traductores a menudo tienen acceso a información confidencial, como estados financieros, propiedad intelectual, secretos comerciales o información de reputación, que podrían causar daños reales si se divulgaran.

La comunicación segura es otro componente fundamental de los servicios de traducción de documentos legales. El traductor debe disponer de los medios necesarios para transmitir documentos, preguntas, información e información complementaria mediante cifrado seguro.

Colaboración entre expertos legales y traductores

El lema tácito del traductor jurídico debería ser: "En caso de duda, pregunte". Si bien los traductores pueden tener un conocimiento profundo de las convenciones legales y los matices lingüísticos de la región respectiva de cada parte, no hay sustituto para el asesoramiento de un profesional legal calificado en tiempos de incertidumbre.

Los traductores especializados en traducción jurídica colaboran con expertos legales para garantizar que la intención y la aplicabilidad de los documentos legales permanezcan intactas una vez finalizada la traducción. La revisión legal por parte de un abogado autorizado para ejercer en el área geográfica de destino es la mejor manera de garantizar que los documentos mantengan su integridad y cumplan la función para la que fueron creados.

What are the 7 best practices for hiring a legal translation firm?

1. Require legal specialization. Ask for translators with legal training or extensive legal translation experience in your document type.
2. Match the target jurisdiction. Choose linguists who know the legal system where the document will be used, not just the language.
3. Confirm certification needs up front. Ask the receiving authority whether it needs a certified or sworn translation, and make sure the firm can provide it.
4. Check confidentiality and security. Look for NDAs, access controls, and independent certifications such as SOC 2 and ISO 27001.
5. Insist on a two-step quality process. Translation plus independent review, and ideally a check by a lawyer for high-stakes documents.
6. Build a legal glossary. Agree on key terms (party names, defined terms) so they're translated the same way every time.
7. Ask about technology and turnaround. Translation memory and AI-assisted workflows with expert review can cut cost and time on long or repetitive documents.

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