¿Qué es la gestión del flujo de trabajo de traducción?

Las compañías rara vez tienen dificultades para definir un flujo de trabajo de traducción. Sin embargo, mantener el contenido multilingüe fluyendo entre equipos, sistemas, idiomas y rutas de revisión sin demoras, terminología inconsistente o coordinación manual representa un desafío.

Smartling Es una plataforma de traducción y localización con inteligencia artificial, así como un sistema de gestión de traducciones diseñado para ese tipo de complejidad operativa.

¿Qué es la gestión del flujo de trabajo de traducción?

La gestión del flujo de trabajo de traducción se conecta con los sistemas donde ya reside el contenido, lo enruta a través de flujos de trabajo configurables y ofrece a los equipos un único lugar para gestionar la traducción, las aprobaciones y los recursos lingüísticos compartidos a medida que aumenta el volumen de trabajo.

Sin embargo, no todos los activos deben seguir el mismo camino. Una página de marketing, un artículo de soporte, un aviso legal y un documento interno pueden requerir diferentes métodos de traducción, diferentes revisores y diferentes plazos de entrega, por lo que Smartling admite múltiples flujos de trabajo en lugar de obligar a que cada recurso pase por un proceso estándar.

Cómo gestionan las compañías los flujos de trabajo de traducción

La gestión del flujo de trabajo de traducción es el proceso estructurado de mover contenido multilingüe a través de las etapas de recepción, traducción, revisión, aprobación y publicación de manera controlada.

En entornos empresariales, ese proceso depende de sistemas, automatización y gobernanza para que el contenido pueda seguir el camino correcto sin una intervención manual constante.

Un Sistema de gestión de traducciones (TMS) hace posible esa orquestación.

En Smartling, los flujos de trabajo comienzan con un paso de procesamiento automatizado, incluyen un paso de traducción y pueden agregar pasos de edición, revisión, aprobación o formato según las necesidades del contenido.

La automatización permite que la plataforma agrupe el contenido en tareas, lo dirija al paso correcto y active la siguiente acción en función de ciertas reglas.

La gobernanza implica que los equipos definan qué contenido del flujo de trabajo se sigue, qué controles se aplican y quién debe revisarlo o aprobarlo antes de que avance.

Gestión del flujo de trabajo de traducción en un contexto empresarial 

Los flujos de trabajo manuales pueden funcionar para un número reducido de archivos y un ciclo de revisión sencillo. Estos problemas surgen a escala empresarial, donde un mayor número de partes interesadas necesita visibilidad, más idiomas crean flujos de trabajo paralelos y más tipos de contenido aumentan las exigencias en cuanto a enrutamiento, calidad y aprobaciones.

El verdadero problema reside en el enrutamiento: qué contenido se traduce automáticamente, cuál va a un traductor humano, quién lo revisa y quién lo aprueba, todo ello sin generar cuellos de botella.

Un sistema de gestión de equipos (TMS) proporciona a los equipos automatización, visibilidad y gobernanza en una única plataforma, en lugar de depender de hojas de cálculo, hilos de email y traspasos manuales.

Smartling ofrece esta funcionalidad mediante flujos de trabajo gestionados de forma centralizada que se pueden configurar a nivel de cuenta o proyecto, en lugar de gestionar como solicitudes de traducción independientes.

Las etapas clave de un flujo de trabajo de traducción 

1. Entrada de contenido

En un flujo de trabajo basado en una plataforma, la recepción de contenido comienza antes de la traducción. El contenido original entra en el proceso de localización, se agrupa en tareas, se le asignan los idiomas de destino y se dirige al flujo de trabajo adecuado según las necesidades del negocio.

Smartling hace que esta etapa sea operativa a través de Reglas de automatización de trabajos y automatización de conectores.

Estas reglas pueden formar parte de su flujos de trabajo de localización automatizados Mediante la agrupación automática de contenido en trabajos de traducción de forma recurrente, la organización de los trabajos por idioma, archivo, etiqueta o número de palabras, e incluso la autorización automática del trabajo, de modo que los equipos no tengan que crear y distribuir manualmente cada trabajo.

2. Traducción (humana + IA)

Smartling permite a los equipos configurar flujos de trabajo en función del tipo de contenido, el idioma y los objetivos comerciales. En la práctica, esto significa que los diferentes recursos pueden seguir diferentes rutas de traducción, ya sea mediante traducción humana, traducción automática o flujos de trabajo con soporte de IA.

Esa distinción debería dar forma al propio flujo de trabajo. Una vez que los equipos deciden qué contenido puede priorizar en cuanto a velocidad y qué contenido necesita mayor supervisión, pueden dirigir cada recurso a través de la ruta de traducción adecuada en lugar de tratarlo todo por igual.

Un artículo de soporte puede seguir un flujo de trabajo asistido por máquina, mientras que un recurso de marketing de gran visibilidad pasa por un proceso de traducción y edición humana.

Centro de inteligencia artificial de Smartling Este modelo se apoya en proporcionar a los equipos un lugar centralizado para gestionar la configuración de traducción automática e inteligencia artificial dentro del flujo de trabajo general.

3. Revisión y control de calidad

En un sistema de gestión de traducción (TMS), la revisión y el control de calidad no son simplemente pasos adicionales luego de la traducción. Forman parte de la forma en que los equipos de localización controlan la calidad, hacen cumplir los estándares y mantienen la visibilidad sobre lo que aún necesita atención antes de que el contenido avance.

Smartling ofrece soporte para esto mediante controles de calidad en la herramienta CAT, que pueden señalar problemas basados en reglas para los lingüistas mientras trabajan.

También admite el control de calidad lingüística (LQA), donde lingüistas humanos evalúan las traducciones según un esquema de errores objetivo, y el Modo de revisión, una interfaz simplificada para revisores internos que necesitan aprobar, rechazar o editar traducciones sin emplear el entorno de traducción completo.

Estos pasos hacen que la calidad sea más reproducible en diferentes idiomas y tipos de contenido. También facilitan la participación de las partes interesadas internas, como los responsables de marketing, los gestores de producto y los revisores legales, en el proceso de revisión sin interrumpir el flujo de trabajo.

4. Aprobación

En los flujos de trabajo empresariales, las rutas de aprobación suelen variar según el tipo de contenido.

Una campaña de marketing puede necesitar una revisión de la marca, mientras que un documento regulado puede requerir la aprobación legal, y esa lógica debe estar integrada en el flujo de trabajo en lugar de estar en hilos de email o documentos paralelos.

Smartling satisface diversas necesidades de aprobación mediante una configuración de flujo de trabajo flexible y flujos de trabajo transparentes.

Los equipos pueden definir quién debe dar su aprobación, qué pasos del flujo de trabajo se aplican y cuándo el contenido está listo para pasar de una etapa a la siguiente.

5. Entrega y publicación

Un flujo de trabajo basado en una plataforma no se detiene cuando finaliza la traducción. Finaliza cuando el contenido aprobado regresa al CMS, repositorio, aplicación u otro destino donde será publicado y empleado.

Smartling ofrece a los equipos más de una forma de gestionar esa fase final. Para flujos de trabajo de sitios web, Red de distribución global (GDN) de Smartling Funciona como un intermediario de traducción, lo que permite a los equipos localizar sitios web y aplicaciones sitio web sin necesidad de internacionalizar el sitio ni alojar ellos mismos el contenido traducido.

Los cambios de traducción se pueden aplicar al sitio de producción en cuestión de segundos.

Gestión del flujo de trabajo de traducción manual frente a automatizada

La diferencia operativa entre los flujos de trabajo manuales y los flujos de trabajo gestionados por la plataforma se hace mucho más evidente a medida que aumenta el volumen y la complejidad del contenido.

La plataforma de Smartling se centra en la gestión centralizada, la personalización del flujo de trabajo, los recursos lingüísticos compartidos, los flujos de trabajo de aprobación transparentes y la elaboración de reportes, que es precisamente la brecha que esta comparación pretende mostrar.

Esta tabla destaca el argumento central de la plataforma. Las compañías necesitan algo más que un conjunto de tareas. Necesitan un sistema que pueda estructurar esas tareas, automatizar las transferencias de información, mantener visible el estado y aplicar los controles adecuados en todos los tipos de contenido e idiomas.

Cómo la automatización mejora la gestión del flujo de trabajo de traducción

La automatización mejora la gestión del flujo de trabajo de traducción al reducir los cuellos de botella causados por el trabajo de coordinación repetitivo.

Smartling puede agrupar el contenido en un proyecto, asignarlo a los traductores adecuados, aplicar controles de calidad y entregar la versión traducida a un CMS o repositorio sin que nadie tenga que mover archivos ni enviar emails.

La IA es solo una parte del modelo operativo más amplio de Smartling, que incluye la automatización del flujo de trabajo, los pasos de calidad y la gobernanza. Su documentación sobre el flujo de trabajo muestra a los LLM como una opción de traducción dentro del flujo de trabajo, en lugar de un reemplazo para el enrutamiento, la revisión o las aprobaciones.

Aquí también es donde Flujos de trabajo dinámicos desempeñar un papel.

Los flujos de trabajo dinámicos permiten a los equipos de localización enrutar el contenido en función de los parámetros que elijan, empleando pasos de decisión y ramificaciones de flujo de trabajo, de modo que el contenido diferente pueda pasar por diferentes rutas de traducción y revisión en lugar de seguir un proceso universal.

El trabajo de Smartling con IHG muestra cómo se ve esto a escala empresarial. IHG tradujo más de 600 millones de palabras a 20 idiomas a través de la plataforma, empleando la automatización del flujo de trabajo y actualizaciones continuas para ayudar a optimizar la traducción de sitios web a gran escala.

¿Cuáles son los riesgos de unos flujos de trabajo de traducción mal gestionados?

Los flujos de trabajo mal gestionados crean cuellos de botella porque el contenido se queda atascado a la espera de un enrutamiento manual, una propiedad poco clara o patrones de revisión inconsistentes.

También contribuyen al incumplimiento de los plazos de entrega, ya que cada traspaso de información se convierte en otro punto donde el trabajo puede estancar.

También aumentan el riesgo de terminología inconsistente y calidad desigual.

Sin recursos lingüísticos compartidosEn cuanto a los controles de calidad y las rutas de revisión estructuradas, la terminología y el tono pueden variar entre idiomas, mercados y tipos de contenido.

Para algunas organizaciones, el mayor problema es el riesgo de incumplimiento normativo y la falta de visibilidad.

El contenido regulado o sensible no debe seguir el mismo proceso de revisión que el contenido de bajo riesgo, y los equipos deben saber qué está en curso, qué está bloqueado y qué ya fue aprobado.

Por qué la gestión del flujo de trabajo de traducción necesita un sistema

La gestión del flujo de trabajo de traducción se vuelve esencial una vez que el contenido multilingüe comienza a mover a través de múltiples sistemas, idiomas, revisores y ciclos de lanzamiento.

En ese punto, el desafío no consiste simplemente en realizar las traducciones, sino en mantener la visibilidad, la coherencia y el control en cada etapa del flujo de trabajo.

Esta complejidad es la razón por la que las compañías necesitan sistemas, no hojas de cálculo.

Smartling proporciona orquestación de flujos de trabajo dentro de una plataforma de localización, lo que ayuda a los equipos a dirigir el contenido por las rutas correctas, aplicar la automatización cuando tenga sentido, centralizar los controles de calidad y mantener la publicación conectada con los sistemas que ya emplean.